Was ist Dateiverwaltung und wie organisiert man Dateien?

Die Daten, die wir auf dem Computer verwenden, werden in einem hierarchischen Dateisystem gespeichert, in dem Verzeichnisse Dateien und Unterverzeichnisse enthalten. Obwohl wir ein Computerbetriebssystem verwenden, um unsere Bilddaten zu organisieren, wie wir Dateien und Ordner benennen, wie wir diese verschachtelten Ordner anordnen und wie wir mit den Dateien in diesen Ordnern umgehen, sind dies die grundlegenden Aspekte der Dateiverwaltung.

Die Organisation unserer Daten durch unser Betriebssystem kann durch die Verwendung von Katalogisierungsprogrammen verbessert werden, wodurch das Organisieren und Auffinden von Bilddateien einfacher wird, als wenn man sich nur auf die Verzeichnisstruktur des Computers verlässt. Eine weitere Funktion von Katalogisierungsprogrammen besteht darin, dass sie den Sicherungsprozess vereinfachen können, um Dateien besser zu schützen.

Was ist Dateiverwaltung?

Was ist Dateiverwaltung? Der Nachverfolgungsteil des Dateiverwaltungssystems ist der Schlüssel zur Erstellung und Verwaltung des Systems, das Dokumente in jeder Verarbeitungsstufe enthält, die kontinuierlich geteilt und ausgetauscht werden sollen. Es besteht aus einer einfachen Benutzeroberfläche, in der die gespeicherten Dateien angezeigt werden. Anwender können sie durchsuchen, verschieben und nach verschiedenen Kriterien wie dem Datum der letzten Änderung, dem Erstellungsdatum, dem Dateityp/Format, der Größe usw. sortieren.

• Ein Dateiverwaltungssystem kann folgende Funktionen umfassen:
• Zuweisen der Anzahl der zur Verarbeitung anstehenden Dokumente.
• Eigentümer- und Prozesszuordnung zur Nachverfolgung der verschiedenen Verarbeitungsphasen.
• Berichterstellung.
• Notizen.
• Status.
• Erstellen, Ändern, Verschieben, Kopieren, Löschen und andere Dateioperationen.
• Hinzufügen oder Bearbeiten grundlegender Metadaten.

Im Betriebssystem Microsoft Windows ist das Standard-Dateiverwaltungssystem der Windows Explorer. Auf Mac-Computern dagegen übernimmt diese Rolle ein Dienstprogramm namens Finder. Obwohl die Funktionen dieser Dateiverwaltungssysteme relativ einfach sind, reichen sie für die meisten Anwender normalerweise aus.

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Einige Unternehmen benötigen jedoch eventuell fortgeschrittenere Tools, um zum Beispiel die Unterschiede zwischen Dateien im gleichen Format zu verstehen oder sie nach Inhalten zu sortieren.

Fortgeschrittenere Dateiverwaltungssysteme können zusätzliche Funktionen bieten, wie beispielsweise eine Dateiverwaltungssoftware, die wichtige Dateien organisieren kann. Dateien werden entsprechend ihrer Attribute mit einem Label versehen oder indiziert, um eine durchsuchbare Datenbank für einen schnelleren Abruf zu erstellen.

Ein Dateiverwaltungssystem sollte man nicht mit einem Dateisystem verwechseln, das alle Arten von Daten und Dateien in einem Betriebssystem (OS) oder einem Datenbankverwaltungssystem (DBMS) verwaltet, das über relationale Datenbankfunktionen verfügt und für weitere Datenmanipulationen verwendet wird.

Wie man Dateien organisiert

1. Verwenden Sie den Standardinstallationsordner für die Programmdateien

Verwenden Sie bei der Installation der Anwendung den Standard-Dateispeicherort. Unter Windows befinden sich Anwendungsdateien standardmäßig im Verzeichnis: (Laufwerksbuchstabe:) → Programme.

2. Speichern Sie alle Dateien an einem Ort

Legen Sie alle Dokumente in einem „Stammordner“ ab. Für einen einzelnen Anwender in einer Windows-Umgebung ist der Standardordner der Ordner „Eigene Dateien“.

Versuchen Sie, dasselbe in einer Dateifreigabeumgebung zu tun. Erstellen Sie einen Stammordner (z. B. mit dem Namen „Freigegebene Dokumente“) und speichern Sie alle Dokumente in Unterordnern innerhalb des Stammordners. Wenn Sie alle elektronischen Dokumente an einem Ort ablegen, können Sie Inhalte leichter wiederfinden und Sicherungskopien und Archive erstellen.

3. Beachten Sie die Konventionen für Dateinamen

Einige Betriebssysteme (wie z. B. Unix) erlauben keine Leerzeichen in Datei- oder Ordnernamen. Wenn Ihre Computerumgebung gemischt ist, sollten Sie dies vermeiden. Andere Zeichen wie /? <> \: * | „^ sind unter Windows in Datei- oder Ordnernamen ebenfalls nicht erlaubt.

4. Seien Sie spezifisch

Geben Sie, wenn möglich, einer elektronischen Datei einen logischen, spezifischen Namen und fügen Sie das Datum in den Dateinamen mit ein. Das Ziel der Benennung von Dateien besteht darin, den Inhalt der Datei zu kennen, ohne die Datei öffnen zu müssen.

5. Dateien speichern je nach Bedarf

Der beste Zeitpunkt zum Archivieren einer Datei ist, wenn Sie sie zum ersten Mal erstellen. Gewöhnen Sie sich daher an, das Dialogfeld „Speichern unter“ zum Archivieren und Benennen von Dokumenten zu verwenden und diese zuerst an der richtigen Stelle abzulegen.

Schluss

Zusammenfassend enthält dieser Artikel Informationen zur Dateiverwaltung. Außerdem erfahren Sie, wie Sie auf praktische Weise Dateien verwalten können.